こんにちは、BPLaboです。
このコラムでは『部下に合った伝え方』をテーマにお届け致します。
さて、
- 「俺の話、ちゃんと理解しているのか？」
- 「間違った捉え方をされて、問題を起こされたら大変だわ！」
あなたが部下に指示をするとき、部下に対してこんなふうに感じたことありませんか？
実際に、部下がクレームをもらったときの経緯を確認してみると、
こちらが指示したことと違った対応をしていたことが原因だった・・なんてこともあるのではないでしょうか？
でも、その原因は『あなたの伝え方が部下に合っていなかったから』なのかもしれません。
指示通りの対応が遂行されないのには必ず原因があります。
部下との信頼関係を太くしたいのなら、部下の受け取り方を非難するのではなく、自分自身の伝え方に目を向けた方が賢明ですよね。
なぜなら、あなたのその姿勢こそが、ただでさえクレームを受けて落ちている部下のモチベーションを回復させ、部下自身があなたの指示を正しく受け取ろうと努力するようになるからです。
そういう私も、「どうして話がすり替わっちゃうわけ？」って部下をよく責めてましたから。
でも、そうしてるといつもうまくいかない。
部下のパフォーマンスはもちろんのこと、自分のパフォーマンスも急降下。
『うまくいくときはいつも、、自分を変えたときだけ』でした。
鏡に映った自分の顔が汚れていて、鏡を一生懸命磨いたって、鏡に映る自分の顔はきれいにならないですよね？
鏡に映った自分の顔をきれいにしたいなら、自分の顔を洗えばいいだけの話です。
それと同じこと。
なんて偉そうなこと言ってますが、そうやって自分をコントロールできるようになったのも
コミュニケーション力を磨きつづけているおかげなのですけどね・・・（汗）
では、自分の伝え方をどのように変えればいいのか？ということですが、、、
部下に合った伝え方をするためには、
部下が『最も効率よく処理できる情報はどういう情報なのか？』を知る必要があります。
そこで今回は、部下に合った伝え方をするために重要な要素となる『アウトライン重視とディテール重視の傾向』についてご紹介しようと思います。
それでは、あなたが部下に指示をするシーンで考えてみましょう。
まずは、アウトライン重視について説明したいと思います。
部下がアウトライン重視であれば、要点を求め、全体のイメージやアウトラインを把握しようとする特徴があります。
そのため、話を最後まで聞き終える前に「なるほど、○○ということですね？」と要約してみたり、大事なポイントだけをつかもうと結論を急ぐような傾向もありますね。
もっと具体的に言えば、アウトライン重視の部下の発言は、
- 「つまり、」
- 「話をまとめると、」
- 「一番大事なのは、」
などのように、全体像を捉えようとする発言が目立ちます。
その他にも、思いついたことを脈略なく簡潔な言葉で表現する特徴があったり、優先順位をつけるのが得意な面も持っています。
その反面、細かい内容にまでは目が届きにくく、結論としての大事なポイントはおさえていても、そこにつながっている細かな内容を見逃してしまい、結果としてミスにつながってしまうケースがあるので注意が必要です。
一方、部下がディテール重視であれば、詳細を求め、細部まで具体的に把握しようとする特徴があります。
そのため、話を要約して伝えただけでは行動に移せなかったり、詳細な指示を与えないと何度も確認してくるので物事がなかなか進まないといった傾向もありますね。
もっと具体的に言えば、ディテール重視の部下の発言は、
- 「具体的にどうすれば・・」
- 「手順としましては、」
- 「もし、このような場合は・・」
など、細かいところに目が向き、道筋通り一つ一つ詳細を気にするような発言が目立ちます。
このようなディテール重視の部下は、全体像を捉えることよりも、物事の細かい情報に目を向けて順々に気を配っていくことの方が得意であると言えるでしょう。
その他にも、全体像を捉えることが苦手でうまく優先順位をつけられないといった特徴があるため、曖昧な指示をすると見当違いの行動をさせてしまうケースがあるので注意が必要です。
さて、これらの傾向を理解した上で、部下に合った伝え方とはどのような伝え方なのかを考えていきましょう。
やはり答えはシンプルです。
その伝え方は、『愛情を持って具体的に指示することに尽きる』ということ。
上司としては、ごく当たり前のことですよね。
でも、大事なポイントはここから。
部下がアウトライン重視の場合は、次の４ステップで伝えます。
- ゴールを伝える
- アウトラインを伝える
- ディテールを伝える
- ディテールの認識にズレがないかを確認をする
まず全体像を示してから、そのために必要な詳細を伝えるという『伝え方の順番』がポイントです。
この４ステップによって、アウトライン重視の部下に正しく伝わり、ミスを未然に防ぐことができるわけです。
一方、部下がディテール重視の場合は、
- ゴールを伝える
- ディテールを伝える
- ディテールの認識にズレがないかを確認する
- アウトラインを伝える
という４ステップで伝えます。
こちらは『手順や具体的にやるべきことを示し、その結果がこうなる』という伝え方ですね。
どちらの伝え方であっても、具体的であることはハズせません。
ここでもっと踏み込んで伝えたいことは、
具体的であることにプラスして、それを相手が受け取りやすいように『伝える順番も変えてみよう』ということなんです。
『まず部下の重視していることに対して答えてあげること』
この愛情ある伝え方こそが、部下を指示した通りに動かす力になるってことです。
とても小さなことかもしれませんが、実践し続けることで、ミスを大幅に減らすことにもつながります。
「伝え方の手順だなんて、そんな小さなこと気にしていられない・・」
そんなふうに考えて実践しないなんてもったいないこと。
だって、小さなことなのに成果に直結することだから。
業務がスムーズに遂行され、成果となり、同時に部下のモチベーションも高められれば、それに勝る上司の喜びはありませんよね。
それでは、また次回をお楽しみに！
